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徐医大财字〔2021〕8号 《徐州医科大学会计档案管理办法》

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发布时间:2021年05月06日
浏览次数: 2021年05月06日

徐州医科大学会计档案管理办法

第一条 为了加强学校会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局令第79号)等文件有关规定,结合学校实际情况,特制定本办法。

第二条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条 会计档案是学校档案的重要组成部分,会计档案管理工作应做到科学化、标准化和规范化。档案馆和计划财务处共同归口管理会计档案工作。

档案馆负责会计档案工作的总体指导、监督和检查,以及移交档案馆的会计档案的管理工作。

计划财务处负责校本级会计档案的日常管理,包括会计档案的收集、整理、分类、立卷、归档、保管、利用(移交档案馆前)、移交工作,并对学校内部独立核算单位会计档案管理进行指导和监督。

第四条 会计档案由计划财务处牵头整理归档。归档范围包括:

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

(三)财务会计报告,包括月度、年度等财务会计报告;

(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第五条 学校可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第六条 同时满足下述条件的,属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:                            

(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

满足上述规定条件,本单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

财务部门设档案室专门存放会计档案,并指定专人负责保管,定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。会计凭证、会计帐簿、会计报表每年会计年度终了,暂由财务部门保管1年,期满后移交档案部门保管。因工作需要确需推迟移交的,须经档案馆同意,但最长不超过3年。财务部门临时保管期间,要遵照档案管理有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

交接会计档案时,要按照移交清册所列内容逐项交接,并由双方负责人共同监督。交接完毕后,双方经办人和监督人要在移交清册上签名或盖章。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式符合学校及上级档案馆管理规定,特殊电子档案与读取平台一并移交,档案馆进行检测后接收。

第十条 会计档案的调阅要建立规范的管理与登记制度。借阅档案时必须详细登记调阅的会计档案名称、调阅时间、调阅人单位、姓名,调阅理由、归还日期等。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

本单位财务人员因工作需要借阅会计档案时,档案保管人员应及时提供,并做好借阅登记;本单位其他部门借阅会计档案时,会计档案在财务部门的,要经财务负责人批准方能借阅,会计档案在档案管理部门的,要经档案部门和财务部门批准方能借阅。

第十一条 会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。经单位负责人批准,可以在财务部门或档案部门查阅或复制,并办理登记手续。会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第十二条 由于会计人员变动或会计机构改变等原因,会计档案需要转交时,要办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

第十三条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行,本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

会计档案具体名称与附表不相符的,应比照类似档案的保管期限办理。

第十四条 学校应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。

第十五条 会计档案鉴定工作应当由档案馆牵头,组织

学校财务、审计、纪检监察等单位人员共同进行鉴定。

第十六条 经鉴定可以销毁的会计档案,要按照以下程序销毁:

(一)档案馆编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、 起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;

(二)分管校领导、档案馆负责人、财务部门负责人、档案馆经办人、财务部门经办人在会计档案销毁清册上签署意见;

(三)销毁会计档案时,档案馆组织会计档案销毁工作,并与财务部门共同派员监销;监销人在销毁会计档案前,要按照会计档案销毁清册所列内容,清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,要在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告分管校领导。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案管理规定,并由档案、财务、信息化管理等部门共同派员监销。

第十七条 保管期满但未结清的债权、债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁,应单独提出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十八条 学校因撤销、解散等原因终止的,按照国家有关规定处置档案。

第十九条 学校经批准分立或合并的,按照国家有关规定移交和保管档案。

第二十条 正在项目建设期间的建设单位,其会计档案需要移交的,应当在办理竣工财务决算后及时移交,并按规定办理交接手续。

第二十一条 会计档案及其复制品需要携带、寄送或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。

第二十二条 违反本办法规定的单位、部门和个人,由相关管理部门依据国家法律法规处理处罚。

第二十三条 预算、计划、制度等文件材料执行学校文书档案管理规定,不适应于本办法。

第二十四条 独立核算的二级非法人单位、独立法人单位参照本办法执行,或结合本单位具体情况制定相应的会计档案管理办法,报计划财务处备案。独立核算的二级非法人单位、独立法人单位会计档案均应移交校档案馆。

第二十五条 本办法由计划财务处负责解释。

第二十六条 本办法自发布之日起实施。